تصور کنید که آخر ساله و مدیرتون گفته نسخه کامل فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتری ها رو همراه گزارش‌های سالانه خواسته. روزای آخر سال هم که حجم کاری خیلی بالاست و برای کامل کردن فایل باید اطلاعات کامل 100 تا مشتری جدید رو وارد کنید و بعد دستی گزارش بگیرید. حتی تصورش هم وحشتناکه! این کار احتمالا دو سه روزی ازتون زمان میگیره.

پس فایل اکسل مشتریان کجا به درد میخوره که بیشتر شرکت‌ها ازش استفاده میکنن؟ من بهتون میگم: وقتی که تعداد مشتری‌ها زیر 100 نفر باشه. چون وقتی تعداد مشتری‌ها سه رقمی میشه، دیگه استفاده از فایل اکسل و فرم ثبت اطلاعات مشتریان غیرممکنه،‌ چون:

1. ثبت کردن دستی اطلاعات زمان‌بره
2. این کار معمولا خطای بالایی داره و بعدا باید ساعت‌ها زمان بذارید که اطلاعات رو چک و درست کنید
3. گزارش گرفتن دستی از اکسل سخته
4. نرم‌افزار اکسل یا هر سیستم مشابهی (مثل Google sheet) برای داده‌های عددی طراحی شدن و تعریف داده‌های کیفی و گزارش گرفتن از اون‌ها سخت‌تره.
5. چند نفر نمی‌تونن همزمان روی یه فایل اکسل کار کنن و به اطلاعاتش دسترسی داشته باشن. این موضوع بهره‌وری شرکت رو پایین میاره

به نظرتون راه‌حل چیه؟ از هر کسی که توی موقعیت مشابه بوده بپرسید، بهتون میگه نرم افزار CRM

برای همین توی این مقاله میخوایم یه نمونه فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان رو با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری مقایسه کنیم تا بتونید تصمیم بگیرید که کدوم برای شما مناسبه.

چرا باید به جای فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتری‌ها از CRM استفاده کنیم؟

خوب باید بگم استفاده از CRM به جای نمونه فرم ثبت اطلاعات مشتریان، سه تا مزیت خیلی بزرگ داره:

• اول اینکه CRM از سیر تا پیاز اطلاعات مشتری‌ها رو تو یه پایگاه داده‌ی قوی و امن متمرکز می‌کنه، که اصلا قابلیت کمی نیست!
• هر کسی که جز کاربرها تعریف بشه، با دسترسی مشخصی که مدیر CRM تعریف میکنه به پایگاه داده دسترسی داره و میتونه از جدیدترین اطلاعاتی که بقیه ثبت کردن استفاده کنه
• کارهایی که لازمه برای ارتباط با مشتری و فروش انجام بدید، اتوماتیک، سریع‌تر و منظم‌تر انجام میشه و این کار راندمان شما رو 90 درصد بیشتر میکنه.

معایب استفاده از نمونه فایل اکسل مشتریان چیه؟

یه نمونه فرم ثبت اطلاعات مشتریان چند تا ستون داره. این ستون‌ها معمولا شامل نام، اطلاعات تماس، محصول مورد علاقه مشتری، تاریخ اولین تماس، تاریخ پیگیری‌ها و غیره هستن. اما این فایل اکسل تا کجا جوابگوی نیازهای شماست؟ تا وقتی خیلی مشتری نداشته باشین یا اطلاعاتی که از هر مشتری ثبت میکنید کم باشه که تعداد ستون‌ها زیاد نشه. وقتی که تعداد مشتری‌ها زیاد بشه، دیگه نمی‌تونین با یه فایل اکسل کارو جمع کنید. علتش هم اینه که حجم اطلاعات خیلی بالا میره.

درصد خطاتون هم توی فایل‌های اکسل حجیم خیلی بالاتره. و مهم‌تر از همه اینکه، زمان زیادی رو باید صرف ثبت اطلاعات و ویرایش این فایل اکسل بکنید. بعدش هم پیدا کردن اطلاعاتی که نیاز دارید بین این حجم بالای داده اصلا کار راحتی نیست!

مزایای استفاده از CRM به جای نمونه فایل اکسل مشتریان چیه؟

1. پروفایل مشتری

هر مشتری یه پروفایل جداگانه داره که اطلاعاتش رو یک‌جا و مرتب گرداوری میکنه. دیگه لازم نیست کلی زمان صرف کنید و دنبال اطلاعات مشتری موردنظرتون بگردید. سی آر ام یه قابلیت جستجوی قوی داره که با یه سرچ ساده تمام اطلاعات مشتری مورد نظرتون رو براتون نمایش میده.

2. صحت اطلاعات

ثبت اطلاعات با CRM خیلی نسبت به اکسل دقیق‌تره و تا 80 درصد به صورت کاملا اتوماتیک انجام میشه. با استفاده CRM افراد مختلف می‌تونن، هم‌زمان و بدون خطاروی یه سیستم با هم کار کنن. داده‌های ورودی هم در کسری از ثانیه توی دیتابِیس به‌روزرسانی می‌شن و در اختیاره همه قرار میگیرن. مهم‌ترین مزیت این مورد پیگیری موثرتر مشتری، رضایت‌مندی مشتری و در نتیجه فروش بیشتره.

3. نظم و هماهنگی

با CRM هر کارمندی یه داشبورد اختصاصی برای مدیریت کارهاش داره. پس هیچ ناهماهنگی و بی‌نظمی‌ای به وجود نمیاد.

4. اتوماسیون

اکثر فرآیندهای روتین پیگیری و پاسخ‌دهی به مشتری، به طور خودکار انجام میشه.

5. تنظیمات کامل و قابلیت تغییر رابط کاربری

نرم افزار CRM قابلیت تنظیم بالاتری نسبت به فایل اکسل مشتریان داره. میتونید خیلی راحت تنظیمات داشبورد و کارهای روزانه رو هرطور که دوست دارید مرتب کنید. به علاوه نرم‌افزار خودش کارهاتون رو بر اساس زمانی که وارد کردین اولویت‌بندی می‌کنه و دیگه لازم نیست بین یه عالمه کار، دنبال وظایف امروز بگردید! این موضوع هم توی زمان صرفه‌جویی میکنه و هم تمرکز و بازدهی تیم فروش رو بالا میبره.

6. نظارت بر عملکرد کارکنان

نظارت بر عملکرد کارمندها رو راحت‌تر می‌کنه و گزارش کار صادر میکنه. این قابلیته که فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان اصلا نمیتونه براتون فراهم کنه. اونایی که توی نرم‌افزار «مدیر» تعریف شده باشن، به سیستم کاری کارمندها دسترسی دارن و میتونن گزارش کامل کار اون‌ها رو دریافت کنن.

7. سادگی

نرم‌افزار CRM کاربری فوق‌العاده آسونی داره و با یه آموزش کوتاه میتونید ازش استفاده کنید.

شروع به کار نرم‌افزارهای CRM‌ ابری خیلی سریعه. یعنی به محض اینکه نرم‌افزار رو تهیه کردید میتونید داده‌ها رو از بقیه منابع وارد کنید، چندتا تنظیمات اولیه انجام بدید. ظرف یکی دو روز نرم‌افزار شما برای استفاده آماده است.

8. امنیت داده‌ها

خیالتون از بابت امنیت داده‌ها در CRM کاملا راحته! هم به تعیین سطح دسترسی آدم‌ها و هم به این دلیل که پایگاه داده‌های CRM امنیت بالایی داره و امکان نداره داده‌هاتون از بین برن.

9. صرفه‌جویی در وقت

نرم‌افزار CRM پیگیری‌های روتین، جوابدهی‌ها و سایر کارهای وقت‌گیر رو خودکار انجام میده. پس تایم خالی زیادی رو براتون ایجاد میکنه که به کارهای مهم‌تر برسید. همین یه مزیت، راندمان کار شما رو متحول میکنه.

با این همه مزایایی که از CRM نسبت به فایل اکسل ثبت اطلاعات مشتریان گفتیم، دیگه تصمیم‌گیری رو به شما واگذار می‌کنیم! اگه می‌خواید یه مجموعه منظم، دقیق و با درصد خطای کمتر داشته باشید، که پیگیری و رضایت‌مندی مشتری براش در اولویته، حتما دوباره به تصمیم‌تون فکر کنید.

اما در نهایت هدف اینه که پیشرفت کنید و اگه به فرم ثبت اطلاعات مشتریان نیاز دارید، ما یه فایل کامل، رایگان و به‌دردبخور براتون آماده کردیم که برای دانلودش کافیه روی عکس زیر کلیک کنید: