برخلاف تصور عموم مردم که فکر میکنن این روزها فروش خیلی ساده شده، شما میرید توی یه مغازه و کارت رو می‌کشین، وقتی حرف از معامله بزرگ یا خرید شرکتی میشه، همه چی فرق داره و باید برای مشتری فاکتور فروش بنویسین. ولی فاکتور فروش چیه و چطور میشه یه فاکتور قانونی صادر کنیم که بعدا برای کارهای مالیاتی به مشکل نخوریم؟!
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش یا sales invoice یک سند حسابداریه که فروشنده واسه خریدار ارسال می‌کنه که توش خدمات ارائه شده، کالای فروخته شده و مبلغ بدهی و پرداختی رو توش می‌نویسن.
عناصر کلیدی فاکتور فروش
فاکتور فروش اطلاعات زیادی رو تو یه جای کوچک جمع آوری می‌کنه. عناصر موجود تو فاکتورها با توجه به هر بیزینس، ممکنه متفاوت باشه. ولی بعضی چیزا بین همه‌شون مشترک هستن:
- اطلاعات تماس؛
- شماره فاکتور و تاریخ؛
- شرح کالا یا خدمات ارائه شده؛
- شرایط پرداخت؛
- مبلغ سررسید؛
- اطلاعات تماس مشتری و فروشنده؛
- آدرس؛
نحوه نوشتن فاکتور فروش
ایجاد فاکتور فروش خیلی راحته، فقط لازمه یه فرم استاندارد ازش بسازین. معمولا تو فروشگاه ها، فروشنده یک بسته 50 یا 100 تایی فاکتور داره و فقط اطلاعات رو توش وارد می‌کنه. البته این واسه فروشگاه‌های کوچکه، اگه شرکت B2B دارین لازمه از یه ابزار مثل نرم افزار crm واسه این کار استفاده کنین. اما در حالت کلی باید برای صدور فاکتور این مراحل رو طی کنید.
1. برچسب زدن
برای جلوگیری از اشتباه گرفتن فاکتور با اسناد دیگه، لازمه فاکتورها رنگ خاصی داشته باشند یا ظاهرشون فرق کنه تا اون‌ها رو با هم قاطی نکنین. بهتره بالای هر برگه به طور واضح بنویسین فاکتور. ممکنه تاریخ یا شرح معامله رو هم لازم باشه کنار این عبارت بیارید.
2. اطلاعات تماس
لازمه بالای هر فاکتور اسم شرکت، شماره فاکتور، شماره تلفن و ایمیل‌تون رو بنویسین. برای شخصی کردن فاکتور، می‌تونین لوگوی برندتون رو هم بهش اضافه کنین. حتی اگه فاکتور الکترونیکی می‌فرستید حتما آدرس فیزیکی خریدار رو هم توی فاکتور ثبت کنید.
3. شماره تاریخ و فاکتور
در بخش بعدی حتما شماره فاکتور و تاریخ روی اون رو ثبت کنید تا در آینده راحتتر بتونید فاکتور رو پیگیری کنید.
4. فهرست کردن خدمات ارائه شده
چیزی که به مشتری فروختین رو تو فاکتور فروش بنویسین تا فردا اگه مشکلی پیش اومد یا خواستین آماری بگیرین، کارتون راحتتر باشه. یه بخش هم مختص توضیحات مربوط به کالا یا خدمات بگذارید تا اگر لازم بود موردی رو توضیح بدید توی اون بخش ثبت بشه.
5. توضیح شرایط پرداخت
سود هر شرکتی توی پولی هست که میگیره، همین باعث ضروری شدن بخش شرایط پرداخت شده. تو هر فاکتوری لازمه بنویسین که فرد چقدر بهتون پول داده، چقدر بهتون بدهکاره و قراره اون رو چجوری پرداخت کنه. این کار بهتون تو مدیریت مالی کمک می‌کنه.
6. متن سر رسید
قطعا برای مشتری فقط دیدن مبلع کل یا نام محصولی که خریده کافی نیست. مشتری می‌خواد یه تحلیل از هزینه‌ای که صرف کرده رو ببینه. پس لازمه درباره همه چیزی شفاف سازی کنید. در بخش زیر فاکتور توضیحات مربوط به مالیات، تخفیف‌های اعمال شده و حتی بدهی‌های قبلی رو وارد کنید.
کلام آخر
هر چند که این روزها ابزارهای حسابداری و حتی مدیریت ارتباط با مشتریان کار رو راحت کرده اما قبل از استفاده از نرم‌افزارها خودتون باید بدونید فاکتوری که صادر می‌کنید چه جزئیاتی داره.
