وقتی بحث به بهره وری سازمان ها میرسه، باید به سمت بیزینس هایی بریم که خواستگاه اصلی شون ژاپن هست. چرا ژاپن؟ چون مفهومی رو وارد عرصه مدیریت کرده به نام کایزن. سوال اصلی اینجاست کایزن یعنی چه؟ در واقع کایزن رویکردیه که می‌تونه بیزنس‌‌تون رو متحول بکنه. این تحول نیاز به هزینه و تلاش زیادی نداره. اما لازم داره یکسری کارها رو به ترتیب و طی یه دوره زمانی مشخص انجام بدید.
Kaizen یا کایزین چیست؟
معنی کایزن از لحاظ لغوی آسونه، این مفهوم ژاپنی از دو بخش به اسم kai به معنی تغییر و zen به معنی بهتر شدن تشکیل شده. یعنی تغییر برای بهتر شدن. این رویکرد می‌گه حتی چیزهای سخت و بنیادی رو هم میشه بهبود داد. یادتون باشه که کایزن یک فلسفه‌ست نه یک ابزار. موفقیت تو این مفهوم و فلسفه به پذیرفتنش توسط تیم و مشارکت اونها بستگی داره. البته هدف ما از نوشتن این متن کمک به تیم فروش هست اما اصول کایزن در تمامی بخش‌های کسب‌وکار کاربرد داره.
اما هدف اصلی کایزن بهبود بهره وری و بازدهیه؛ ولی فواید زیاد دیگری هم داره. مواردی مثل:
- دسترسی به نتایج بهتر
- اتلاف کمتر در پول، انرژی و یا زمان
- افزایش رضایت کارکنان
- افزایش تعهد
- بهبود حفظ مشتری
- متمایز شدن تو رقابت
- و حتی افزایش رضایت مشتری
اینجا به نظرم مقاله «جذب و حفظ مشتری» رو هم بخونید براتون مفید خواهد بود.
چطور باید اصول کایزن رو اجرا کنیم؟
برای اجرای اصول کایزن، باید چرخه دمینگ رو بشناسید. این چرخه شامل 4 مرحله هست.
برنامه ریزی
توی مرحله برنامه ریزی، اهداف و نحوه رسیدن به اونها رو مشخص کنید. از همه کارمندها بخواهید که نظرات خودشون رو به اشتراک بگذارند.
اقدام
توی مرحله اقدام اگه پیشنهاد خوبی مطرح شد، بدون معطلی انجامش بدید.
بررسی
نتایجی که به دست میاد رو بررسی کنید. چرایی نتایج رو هم پیدا کنین.
عمل
اگه روش جدیدی پیدا شد، وارد عمل بشید و تغییرات لازم رو انجام بدید.
انواع کایزن
کایزن تیان Kaizen Teian
کایزن تیان فرایند بهبود از پایین به بالاست. توی این روش بهبود در فرهنگ کاری یا در یک جامعه از پایین ترین سطح های یه سازمان شروع میشه. به این روش، بهبود روزانه هم گفته میشه و کارهای خرد و کوچک از پایینترین سطح شروع به تغییر میکنن.
رویدادهای کایزن Kaizen Events
توی این روش، بهبود به صورت دوره ای اعمال میشه. یعنی یه مدت زمان خاص رو مشخص میکنید که فرایندهای کاری رو تغییر بدید. به این روش بهبود تعریف شده هم میگن و برخلاف کایزن تیان که هر روزه و مستمر هست، این روش توی یه دوره خاص برنامه ریزی و اجرا میشه.
کایکاکو Kaikaku
روش سوم، روش کایکاکوهست. که بهش تغییر رادیکال هم گفته میشه. توی این روش برخلاف کایزن که آرام آرام و به تدریج اعمال میشه، یک سازمان به یکباره فرایند کاری خودش رو تغییر میده. مثلا وقتی از تولید دستی به دستگاههای اتوماتیک روبیاریم.
کاکوشین Kakushin
روش آخر هم روش کاکوشین هست که دنبال یه نوآوری تحولی میره. برخلاف روش کایکاکو که میاد و نحوه انجام دادن کارها رو تغییر میده، روش کاکوشین به کلی آن کاری که انجام میشه رو تغییر میده. مثلا اگه کایکاکو از دستگاه های اتوماتیک برای بافتن یه پارچه استفاده میکنه، کاکوشین به سمت تولید سه بعدی میره و در کل نحوه تولید لباس رو تغییر میده.
اصول کایزن
قبل از اجرای کایز باید چندتا اصل رو در نظر داشته باشید:
زیر سوال بردن همه چیز
هر شرکتی قوانین و شیوه‌های قدیمی داره که بعضی‌هاش به درد نمی‌خورن. با سوال پرسیدن این مشکلات پیدا میشه و می‌تونین اونها رو رفع کنید. یادتون باشه تو حوزه تجارت بهترین معنی نداره، چون همیشه می‌تونید بهتر بشید.
کنار گذاشتن ایده ثابت
قبلا راهی برای حل یک مشکل وجود داشته و ازش استفاده کردین؟ حالا اون رو به چالش بگذارین و ذهن‌تون رو برای تغییر آماده کنین.
مشکلات یه فرصته
یکی از اصول کایزن اینه که همه‌ی مشکلات کسب و کارتون یک فرصتن. مشکلات فرصتی برای بهتر شدن و کسب درآمده.
بهونه نیارین
به جای فکر کردن به اینکه چرا نمی‌تونید کاری را انجام بدید به این فکر کنید که چطور آن رو تغییر بدین.
خلاقیت مهم‌تر از هزینه است.
توی رویکرد کایزن نیازی به سرمایه‌گذاری بزرگ نیست. کافیه که از خلاقیت خودتون استفاده کنین.
مراحل چرخه کایزن
این 7 تا مورد رو به صورت چرخه مدام حین تغییراتی که اجرا میکنید تکرار کنید.
- درگیر کردن کارکنان
- پیدا کردن مشکلات
- ارائه راه حل
- تست موارد قبلی
- تجزیه و تحلیل نتایج
- بررسی میزان پیشرفت
- اگر نتایج مثبتی به دست آوردین اون رو توی شرکت به کار بگیرین.
کلام آخر
برای موفق تر شدن لازمه تغییر کنین و متفاوت باشین. برای تغییر کردن لازمه از اصول استاندارد پیروی کنین. یکی از این روش ها یا اصول استاندارد، فلسفه کایزنه. کایزن به شما کمک میکنه برنامه ریزی درستی داشته باشید، اون برنامه رو به درستی اجرا کنید و نتایجش رو به موقع بررسی کنین. اگه لازمه از ابزارهای مدیریت فروش استفاده کنید. یا گاهی یلازمه یه ابزاری رو کلا کنار بذارید. به همه این موارد دقت کنید.
