اگه منشی باشید یا اینکه با منشیتون در ارتباط باشید، حتما تا به حال به وظایف و مسئولیتهای یه منشی خوب، فکر کردید. اصلا یه منشی موفق کیه؟ چه وظایف ومسئولیتهایی داره؟ به چه مهارتها و قابلیتهایی نیاز داره، تا تو کارش موفق باشه؟ در کل حرفه منشیگری نیازمند وظایف و مهارتهای متفاوتی هستش. برای اینکه به جواب این سوالات برسید و با وظایف یه منشی حرفهای آشنا بشید، تا آخر این مقاله همراهمون باشید!
وظایف منشی
منشی یه شرکت با رعایت وظایف اداری و سازمانی، به حفظ عملکرد یه سازمان کمک میکنه. همینطور منشی میتونه به عنوان یه دستیار شخصی یا دستیار اجرایی هم به حساب بیاد.
مسئولیتهای معمول یه منشی اینها هستن:
- جواب دادن تماسها، دریافت پیام و مدیریت موارد ارسالی
- نگهداری دفتر روزانه و قرار ملاقاتها
- تایپ و تهیه گزارشها
- تشکیل پرونده
- سازماندهی و ایجاد آمادگی برای جلسات
- تهیه دستور کار و تهیه صورتجلسه در جلسات
- مدیریت دادهپایگاههایی مثل CRM
- اولویتبندی حجم کار
- اجرای سیستمهای اجرایی جدید
- ارتباط با مشتریها و سازمانهای مربوطه
- هماهنگی ارسال نامهها و کارهای تبلیغاتی مشابه
- ثبت صورتحسابها
- خوشآمدگویی به مشتریها به عنوان میزبان
- استخدام، آموزش و نظارت بر کارکنان (مخصوص منشیهای سطح بالا)
مهارتهای مورد نیاز یه منشی موفق
1. برقراری ارتباط موثر با مشتریها
یکی از خصوصیات بارز یه منشی موفق، برقراری ارتباط خوب و موثر هست. حالا این ارتباط میتونه با مشتری، مافوق، همکارها و … باشه. پس اولیهترین شاخص یه منشی حرفهای، روابط عمومی خوب و مناسب اون هست.
2. فناوری
قدیمترها کنار دست هر منشیای، یه قلم و کاغذ یا ماشین تحریر پیدا میشد. اما الان دیگه عصر، عصر ارتباطاته! کنار هر منشی هم حتما یه لپتاپ و کامپیوتر پیدا میشه. پس انتظار میره یه منشی کاملا به برنامه آفیس مسلط باشه. حتی کار با نرمافزارها و برنامههایی که کارش رو سادهتر میکنه رو، هم باید بلد باشه. برنامههایی مثل تقویم گوگل و نرمافزارهایی مثل CRM، از نیازمندیهای یه منشی حرفهای هستن.
3. داشتن رفتار حرفهای
معمولا کمتر در شرح وظایف منشی به این ویژگی اشاره میکنن اما، همه منشیهای سطح ابتدایی، باید از مهارتهای اولیه خدمات رسانی به مشتری اطلاع داشته باشن. اولین و مهمترین بخش این مهارتها، داشتن رفتار حرفهای هست. یادتون باشه که شما به عنوان دستیار اداری یه شرکت، باید یه سری ویژگیهایی مثل ادب و احترام رو داشته باشید. فرقی هم نمیکنه که در حال تعامل با همکاراتون هستید یا مشتریها. در هر صورت شما به عنوان نماینده شرکت فعالیت میکنید و نسبت به رفتار خودتون مسئول هستین.
4. مدیریت زمان
یکی از اصول منشی گری و دفترداری، توانایی مدیریت زمان هستش. چون شما به عنوان منشی، مسئولیتهای زیادی رو برعهده دارید، اهمیت مدیریت زمان براتون خیلی بیشتر میشه. باید بتونید انجام همزمان چند تا کار رو با یه کیفیت قابل قبول مدیریت کنید.
مدیریت زمان، به معنای نحوه عملکرد هوشمندانه هست. اول باید مدت زمان مورد نیاز برای انجام هر فعالیتی رو حساب کنید و بعدش در مورد برنامههایی که میتونن تو بهینهسازی فعالیتها بهتون کمک کنند، تحقیق کنید. البته یادتون باشه که باید ضمن استفاده از این برنامهها، قابلیتهای خودتون رو برای استفاده از حداکثر زمانتون تو طول روز تقویت کنید.
