مغز برای ذخیره اطلاعات ساخته نشده، درواقع شما اطلاعات زیادی رو می‌تونید به حافظه‌تون بسپرین اما وقتی مغزتون رو با انبوهی از کارها پر کنین که باید انجام بدین، بازدهی مغزتون کم می‌شه. این همون اصل GTD هست. برنامه ریزی به روش GTD میگه به جای ذخیره اطلاعات روی مغزتون، اون رو به ابزارهای مدیریت کار بسپرین تا بازدهی‌تون رو بالا ببرین. حالا بریم ببینیم این تکنیک GTD چیه هست و چطور روی مدیریت زمان بهینه ما تاثیر میذاره؟!

روش GTD چیست؟

GTD مخفف عبارت Getting Things Done است که تو سال 2001 دیوید آلن آن، اون رو تو کتاب «به انجام رساندن کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس»، مطرح کرد. GTD یک استراتژی مدیریت زمان محبوب با پیاده سازی ساده و قدرتمنده.

تکنیک GTD چطور کار می‌کنه؟

این تکنیک بهتون کمک می‌کنه تا کارها رو با ثبت وظایف روی کاغذ انجام بدین و بعد اون‌ها رو تقسیم کنین. کسانی که می‌تونن از این روش استفاده کنن شامل دو دسته افراد هستن:

1. افرادی که تلاش می‌کنن روی یک مسئله تمرکز کنن.
2. افرادی که احساس می‌کنن زندگی خسته کننده ای دارن.

تکنیک مدیریت زمان به روش GTD چطور است؟

برای به انجام رسیدن کارها به کمک GTD  باید 5 مرحله کار انجام بدین. این مراحل کمک می‌کنن کارهاتون رو به خوبی فهرست بندی و سازماندهی کنین:

1. ثبت

قبل از سازماندهی کارها لازمه اون‌ها رو تو مکانی خارج از مغز ثبت کنین. این لیست کارهاییه که باید در آینده نزدیک انجام بدین. دیوید آلن به این مکان صندوق ورودی می‌گه. صندوق ورودی می‌تونه یه برنامه، ابزار یا حتی دفتر باشه. تو این مرحله فقط روی ثبت کارها تمرکز کنین و اهمیتی به اولویت بندی ندین. بهترین راه برای ذخیره اطلاعات استفاده از سیستم‌های مجازیه تا بلافاصله بعد از پیش اومدن کار، اون رو ثبت کنین.

2. شفاف سازی

بعد از نوشتن همه چیز، نوبت شفاف سازیه. این مرحله بیشتر مواقع با مرحله سازماندهی به صورت همزمان انجام می‌شه. برای شفاف سازی مطمئن بشید که هر مورد صندوق ورودی‌تون این اطلاعات رو داره:

• عنوان قابل اجرا
• هر چیزی که تو کار لازمه بررسی بشه
• اهداف پیوست شده
• زمینه‌های مرتبط

یادتون باشه بعضی کارها ممکنه بیشتر طول بکشن یا وسط روز کار دیگه ای پیش بیاد که مجبور بشید اون کار رو کنار بذارید، برای همین اولویت بندی کارها لازمه. جدا از اون اگه کاری زود انجام می‌شه، اون رو ننوسین و همون لحظه انجام بدین. سعی کنین کارهای بزرگ رو به چند کار کوچک تقسیم کنین تا روحیه‌تون بالا بره.

3. سازماندهی

همزمان با شفاف سازی، باید سازماندهی کنین. تو این مرحله اطلاعات رو به پروژه مربوطه اضافه کنین. تو این مرحله لازمه بعد از وارد کردن اطلاعات، هر کار رو به پروژه مربوطه منتقل کنین. اگه پروژه‌ای هم ندارین، بهتره این موارد رو اضافه کنین:

• پروژه همه کاره و مرتب شده بر اساس اولویت
• پروژه‌ای برای یادداشت
• پروژه‌ای برای ردیابی اهداف شخصی و تیمی
• پروژه‌ای برای کارهایی که الان براشون وقت ندارین و در ادامه می‌خواید انجام‌شون بدین
• پروژه‌ای برای کارهای رد شده
• پروژه تیمی برای اطلاعات مشترک و دستور جلسات.

لازمه بعد از انجام کارها، صندوق ورودی‌تون رو خالی کنین.

4. اولویت بندی

تو این روش لازمه کارهاتون رو به صورت روزانه مرور و در صورت لزوم اولویت بندی کنین. این روش می‌گه کارهای مهم‌تر رو ابتدای روز انجام بدین تا مطمئن بشید که انجام می‌شوند. بهتره روزانه دو بار در ابتدا و انتهای روز کارهاتون رو اولویت بندی کنین. همه اطلاعات رو یه جا یادداشت کنین و مغزتون رو درگیر برنامه نکنین.

5. اقدام

بیشتر کارها تو مرحله GTD انجام می‌شه. یعنی کار اصلی توی این مرحله‌اس. دیگه تو این مرحله ذهن‌تون رو پاک کنین و کارها رو انجام بدین. قانونی وجود نداره که بگه هر کار باید چه زمانی انجام بشه. بهتره GTD رو با روش برنامه ریزی پومودورو ترکیب کنین. تکنیک پومودورو می‌گه بعد از هر 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت کنین. توی درس 12 به طور مفصل راجع به این تکنیک صحبت می‌کنیم.

کلام آخر

برای موفقیت تو بیزینس و زندگی لازمه به خوبی کار کنید و زمان‌تون رو مدیریت و سازماندهی کنین. یکی از بهترین روش‌ها برای این کار، برنامه ریزی به روش GTD است که از ثبت کارها شروع میشه تا جایی که اقدام یه کاری رو ثبت کنید.