آمارها نشون دادن که از 5 نفر فقط یکی ازشون «دقیق‌تر بگم 18%شون» روش درستی برای مدیریت زمان دارن. حالا فکر کنین شما مدیر یه پروژه باشین که کلی کار داره؛ چجوری می‌خواین از پس این همه کار بربیاین؟ در نگاه اول انجام این همه کار سخت و حتی غیر ممکنه. برای اینکه بتونین همه‌ی این کارها را به خوبی انجام بدین به مدیریت زمان پروژه نیاز دارین. اما مدیریت زمان در پروژه چیه؟

مدیریت زمان در پروژه چیست؟

خودِ  مدیریت پروژه یعنی برنامه‌ریزی و استفاده درست از زمان و منابعی که دارین، تا تو زمان مشخص، پروژه رو به نتیجه برسونین. حالا مدیریت زمان بخشی از همون مدیریت پروژه‌ست که بهتون یاد می‌ده چجوری برنامه‌ریزی کنین و زمانتون رو کنترل کنین تا بازدهی‌تون بالا بره.

فرآیند مدیریت زمان پروژه

سه مرحله اصلی تو فرایند مدیریت زمان پروژه وجود داره که در ادامه نگاهی اجمالی بهشون می‌اندازیم:

1. تخمین زمان پروژه

تخمین زمان پروژه مشخص می‌کنه چقدر طول می‌کشه تا یه پروژه تکمیل بشه. این بخش اهمیت زیادی داره چون به مدیران کمک می‌کنه منابع‌شون رو طور موثرتری تقسیم کنن. تخمین دقیق کمک می‌کنه پروژه‌ها به موقع تحویل داده بشن و به موفقیت تیم هم کمک زیادی می‌کنه.

2. برنامه‌ریزی پروژه

توی مرحله برنامه‌ریزی پروژه باید دقیقاً مشخص کنین چه کاری تو چه زمانی باید انجام بشه. یه جدول درست کنین که توش وظایف، تاریخ شروع و پایان و مدت زمان هر کار مشخص باشه.

3. ردیابی زمان پروژه

ردیابی زمان پروژه بخشی از فرایند مدیریت زمان پروژه است که اطمینان می‌ده یک پروژه موفقیت آمیز خواهد بود و به موقع تموم میشه. تو این مرحله، باید پیگیری کنین که هر کاری چقدر طول کشیده و مطمئن بشین که پروژه طبق برنامه پیش می‌ره. این ردیابی باعث می‌شه اگه مشکلی پیش اومد، سریع برطرفش کنین

استراتژی‌های مدیریت زمان در پروژه

اگر برنامه ریزی و مدیریت زمان تیم ضعیف باشه، انجام وظایف به موقع خیلی سخت می‌شه. واسه همینه که به گزارش‌های دقیق ردیابی نیاز دارین. استراتژی‌های مدیریت زمان زیاد هستن که بهتون کمک می‌کنن کارهای‌تون رو به موقع انجام بدین. بهترین این استراتژی‌ها رو در ادامه آوردم:

1. برنامه ریزی کار از قبل

حتماً از قبل مشخص کنین تو هر روز یا هفته، قراره چه کارایی انجام بدین. تحقیقات نشون داده اگه از قبل هدف‌گذاری کنین (مثلا روش هدفگذاری اسمارت رو امتحان کنید)، شانس موفقیت‌تون خیلی بیشتر می‌شه. مثلاً اگه بگین امروز باید با ۲۰ نفر صحبت کنم، احتمال انجامش خیلی بیشتره.

2. تعیین اولویت واضح

یه روش دیگه اینه که کارها رو اولویت‌بندی کنین. وقتی لیست کاراتون طولانیه، بهتره اول کارای بزرگ رو به تیکه‌های کوچیک تقسیم کنین و بعد اونارو برحسب اهمیت مرتب کنین. یه راه خوب برای اولویت‌بندی، استفاده از ماتریکس آیزنهاوره که بهتون نشون می‌ده چه کارایی فوریت دارن و باید زودتر انجام بشن.

3. تمرکز روی یک کار

به‌جای اینکه هم‌زمان چند کار رو انجام بدین، تو هر لحظه فقط روی یه کار تمرکز کنین. اینجوری هم بازدهی‌تون بیشتر می‌شه، هم کیفیت کارتون بالا می‌ره. یه نکته مهم اینه که کارهای مشابه رو پشت‌سرهم انجام بدین تا مغزتون سریع‌تر عمل کنه.

کلام آخر

به عنوان کلام آخر مدیریت زمان تو پروژه‌ها یکی از مهم‌ترین مهارت‌هاییه که می‌تونین یاد بگیرین. اگه بلد باشین زمانتون رو درست مدیریت کنین، نه‌تنها پروژه‌ها رو به موقع تحویل می‌دین، بلکه تو بیزنس‌تونم موفق‌تر می‌شین.