تا حالا شده کاری رو بدون داشتن ایده‌ای از مراحل انجام اون شروع کنین؟ اگه جوابتون مثبته، حتما ترس قدم برداشتن توی یک مسیر تاریک رو حس کردین. شروع کردن بدون داشتن گردش کار یا Workflow دقیقا همچین حسی رو داره. اگر بیزنس‌تون رو بدون گردش کار توسعه بدین، هزینه گزافی رو هدر می‌دین. ولی گردش کار چیه؟
گردش کار چیست؟
گردش کار مسیری دنباله‌دار از فرایندها یا وظایفیه که معمولا باید با یک ترتیب خاص انجام بشن. درست مثل بازی‌های کامپیوتری باید مرحله به مرحله پیش برید. این مسیر ادامه داره تا به هدف نهایی می‌رسیم. یکی از بهترین موارد کاربرد گردش کار توی سیستم سازی فروش هست. برای درک بهتر این موضوع، گردش کار استخدام یه کارشناس فروش رو در نظر بگیرید. تو فرایند جذب کارکنان جدید هدف‌مون اینه که مطمئن بشیم همه‌ی کارکنان جدید اطلاعات، وظایف، مسئولیت و منابع مورد نیاز برای کار رو دریافت کردن. یکی از همین منابع هم سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریانه؛ یعنی کارشناس فروش تازه وارد باید بتونه با ابزارهای موجود به راحتی کار بکنه. پس برنامه گردش کار رو طوری می‌چینیم که به این هدف برسیم.
انواع گردش کار
گردش کار هم انواع مختلفی داره که توی شرایط مختلف قابل اجرا باشه. به طور کلی سه نوع گردش کار وجود داره که با توجه به هدف و بیزنس‌تون می‌تونین ازشون استفاده کنین:
1. گردش کار فرایندی (Process Workflow)
مورد اول گردش کار فرایندیه که زمانی اتفاق میفته که مجموعه تسک‌ها و وظایف، قابل پیش‌بینی و تکراری باشن. توی گردش کار فرآیندی می‌دونید باید چه مراحلی رو برای رسیدن به موفقیت طی کنین. این گردش کار برای رسیدگی به وظایف زیاد مناسبه.
2. گردش کار موردی (Case Workflow)
توی این نوع گردش کار شما مسیر رسیدن به موفقیت رو از همون اول نمی‌دونین. با جمع آوری اطلاعات مسیرتون رو پیدا می‌کنین. یک مثال از سیستم گردش کار موردی مطالبات بیمه است.
3. گردش کار پروژهای (Project Workflow)
پروژه هم مثل فرایندها، یک مسیر ساختار یافته داره؛ ولی در طول مسیر انعطاف بیشتری داره. یک نمونه از گردش کار پروژهای انتشار نسخه جدید وب سایته. این نوع گردش کار توی مدیریت پروژه به وفور دیده میشه و باهاش کار دارید.
اجزای اصلی گردش کار چیست؟
هر ورک فلو فارغ از نوعش، 4 جزء اصلی شامل ورودی، تحول، خروجی و عملگرها داره.
- ورودی (Input) که معمولاً شروع یا ماشه یا همون Trigger هم بهش میگن، تمام اطلاعات، مواد و منابع مورد نیاز برای تکمیل هر مرحله از کار رو شامل میشه.
- تحول (Transformation) هر نوع فعالیت یا کاری هست که باعث میشه ما به خروجی یا نتیجه دلخواهمون برسیم. این فعالیت یا کار ممکنه انجام چند وظیفه باشه یا تحلیل داده.
- خروجی (Output) نتیجۀ هر مرحله است که به عنصر «ورودی» برای مراحل بعدی تو سیستم گردش کار تبدیل میشه.
- عملگرها (Actors): افراد یا فناوری‌هایی که مسئول انجام کار هستن.
چطور می‌تونیم گردش کار طراحی کنیم؟
برای طراحی سیستم گردش کار باید 6 مرحله رو به ترتیب انجام بدین:
- شروع و نقطۀ پایان هر فرایند رو مشخص کنین.
- هر مرحلۀ مورد نیاز برای حرکت از نقطۀ شروع به نقطه پایان رو فهرست کنید.
- مشخص کنین آیا وظایف باید به ترتیب خاصی انجام بشن؟
- منابع و کارکنانی که برای تکمیل هر مرحله نیازه رو تعیین کنید.
- قوانین گردش کار یا توضیحات مربوط به هر فرایند رو به نقشه‌تون اضافه کنین.
- گردش کار رو اجرا کنین.
کلام آخر
به زبان ساده گردش کار یعنی یک سری مراحل انجام کار که به هم مرتبط هستن و به صورت مرحله‌ای انجام میشن. گردش کار سه نوع پروژهای، فرایندی و موردی داره که هر کدوم برای بیزینس و هدف خاصی مناسبه. هر کدوم از این گردش کارها 4 بخش ورودی، تحول یا انجام کار، خروجی و اکتر داره که باعث اجرای این گردش کار میشن. یادتون باشه یکی از عوامل موثر بر رشد کسب‌وکار، همین مدیریت و بازطراحی گردش کار هر بخش بیزینس شماست. پس حواستون بهش باشه.
