تو دنیای بیزینس، هر پروژهای بدون یک شروع درست مثل یه سفر بدون مقصده! دقیقاً همینجاست که کیک آف میتینگ یا همون جلسه آغاز پروژه خودش رو نشون میده. این جلسه فقط یه جمعشدن ساده نیست، بلکه جاییه که عقیده و نگرش اعضای تیم همراستا میشه، اهداف مشخص میشه، نقشها تقسیم میشن و همه انگیزه میگیرن تا پروژه با انرژی بالا شروع بشه.
جلسه کیک آف میتینگ چیست؟
به اولین گردهمایی تیم در ابتدای پروژه kick of meeting گفته میشه. اینجا همه دور هم جمع میشن: اعضای تیم، مدیر پروژه، ذینفعان و خلاصه هرکسی که تاثیر مهمی روی پروژه داره. هدف هم سادهست: روشن کردن اهداف، نقشها، انتظارات و خلق انگیزه برای شروع پروژه.
تو پروژههای مربوط به فروش، این یه فرصته که تیم فروش دربارۀ محصولات یا خدمات جدید آموزش ببینه، با فناوریهای جدید آشنا بشه و برای فصل جدید فروش محصول آماده بشه. معمولاً توی این جلسات، مدیر اجرایی هم یه سخنرانی کوتاه درباره فرصتها و چالشها داره تا روحیه تیم رو بالا بره.
چرا kick of meeting مهمه؟!
این جلسه بهترین جا برای درک متقابل، مشخص کردن انتظارات و همدل کردن تیمه. مخصوصاً توی ایران، خیلی وقتها جلسهی کیک آف میتینگ تنها فرصتیه که شما برای هدایت تیم، تعیین اهداف مشترک و تصمیمگیری درباره همکاریها دارید. چون معمولاً تو کشور ما همه کارها خیلی فورس ماژور انجام میشه…!
چطور جلسه کیک آف میتینگ برگزار کنیم؟
قبل از جلسه، حتماً یک دستور جلسه آماده کنید و سوالاتی که قراره از افراد پرسیده بشه یادداشت کنید. همون سوالاتی که مهم هستن و پروژه بدون پاسخ اونها پیش نمیره. یادتون باشه جلسه نباید صرفاً انتقال یکسری اطلاعات باشه، بلکه باید ذهن همۀ اعضای حاضر کاملاً فعال باشه و همۀ ایدهها دقیقاً بررسی بشن. این برای مدیریت پروژه خیلی مهمه.
انواع جلسه کیکآف
- داخلی: فقط برای اعضای تیم و ذینفعان داخلی.
- خارجی: شامل مشتری و ذینفعان خارجی هم میشه.
تفاوت اصلی بین جلسه داخلی و خارجی اینه که در جلسات با مشتری، علاوه بر تعیین اهداف و برنامه، باید خودتون رو پروموت کنید و شور و اشتیاقتون رو برای همکاری نشون بدید.
عناصر کلیدی جلسه کیک آف
- مقدمه: اجازه بدید همه خودشون رو معرفی کنند تا جلسه راحتتر پیش بره.
- بیانیه کار، محدوده، جدول زمانی و محصولات تحویلی: توضیح کارهایی که باید تحویل داده بشن، محدوده پروژه، تاریخها و کالاهای تحویلی.
- نقاط عطف و ارتباط: مشخص کنید چطور پیشرفت پروژه گزارش میشه و چطور قراره همه به چنین گزارشی دسترسی داشته باشن.
- ابزار و روشها: ابزارهایی که برای هماهنگی و ارتباط استفاده میکنید رو مشخص کنید.
- مدیریت ریسک و مسائل: برای شناسایی و حل مشکلات برنامه داشته باشید.
جمعبندی
همونطور که دیدیم، کیک آف میتینگ یه زمان خیلی مناسب برای معرفی محصولات و خدمات جدید، انگیزه دادن به تیم، برقراری ارتباط، تقدیر از دستاوردها و یادگیری از شکستهاست. اینو یادتون باشه که وقتی همه با هم همدل و با انگیزه باشن، پروژه با انرژی شروع میشه و شانس موفقیت بیشتر میشه. برای همین تقریباً همه بیزینسها این جلسه رو هر سال یا هر فصل مالی برگزار میکنن تا تیمشون آماده باشه و اهداف هم مشخص باشن.
