به نظرتون چرا تو بیزنس‌های بزرگ خیلی به فاکتور و پیش فاکتور اهمیت می‌دن؟ به نظر می‌رسه این موارد خیلی بیشتر از یه تیکه کاغذ هستن. پیش فاکتور راهنما و قطب نمایی برای خریداران و فروشنده‌هاست تا تو شرایطی که همه چیز مبهمه، بتونن حرکت کنن. ساخت فاکتور و پیش فاکتور کاربرد زیادی تو دنیای بیزینس داره. اما پیش فاکتور دقیقا چیه؟
پیش فاکتور چیست؟
پیش فاکتور یه سند اولیه‌س که جزئیات معامله یا تجارت آتی بین دو طرف رو مشخص می‌کنه. پیش فاکتور تو بیشتر مواقع برای ارائه یه تصویر اولیه از هزینه‌های مربوط به معامله یا خدمات پیشنهادی به مشتری استفاده میشه.
اهمیت پیش فاکتور
ساخت و ارسال پیش فاکتور اهمیت زیادی تو معاملات تجاری داره، چون معمولا تقاضایی برای پرداخت نداره. شاید تو نگاه اول فکر کنین این کار غیر ضروریه؛ ولی تو بعضی شرایط این کار اتفاقا ضروریه. زمانی که لازمه ارزش تحویل و همه‌ی هزینه‌ها به مشتری نشان داده بشه، عالیه.
جدا از اون برای نشون دادن اهداف مالیاتی هم خیلی خوب هستن. پیش فاکتور برای مشتری ارسال میشه تا مشتری بفهمه خرید این محصول چقدر براش هزینه داره و به ازای پرداخت این پول، چه چیزی دریافت می‌کنه.
زمان مناسب ارسال پیش فاکتور
البته پیش فاکتور باید تو زمان مناسب برای مشتری ارسال بشه تا تاثیر خودش رو بذاره. این زمان برای بخش‌های مختلف، متفاوته:
1. تجارت بین الملل
وقتی که تجارت خارج از مرزها انجام میشه، پیش فاکتور می‌تونه برای تامین الزامات گمرکی و واردات مفید باشه. چطور مشتری خارجی پیدا کنیم همه که یه مبحث جدا و جذابه که پیشنهاد میدم حتما مقاله‌اش رو روی سایت بخونید.
2. سفارشات شخصی‌سازی شده
برای سفارش‌هایی که نیاز به سفارشی سازی دارن، پیش فاکتور به مشتری این امکان رو می‌ده که هزینه‌ها رو از قبل مشاهده کنه. این کار باعث میشه مشتری نیازهایش رو بهتر بهتون بگه. اینکه از کجا بفهمیم نیاز مشتری چیست؟! یه راهش همینه.
3. رزرو و واریز وجه
بعضی از کسب‌وکارها از پیش فاکتورها برای تائید، رزرو یا واریز برای خدمات یا خرید آتی استفاده می‌کنن.
چطور باید پیش فاکتور بنویسیم؟
ساخت یک پیش فاکتور کار سختی نیست. ولی باید یک سری نکات رو رعایت کنین. اطلاعاتی مثل موارد زیر باید حتما توی پیش فاکتور ثبت بشه:
- اطلاعات شرکت
- اطلاعات مشتری
- شرح خدمات
- اطلاعات تحویل
- شرایط پرداخت
پیش فاکتور چه تفاوتی با فاکتور استاندارد داره؟
مسئله اینجاست که فاکتور استاندارد یک تعهد قانونی برای پرداخته. در حالی که پیش فاکتور یک سند موقت بدون تعهد قانونیه؛ فاکتور فروش حاوی اطلاعاتی مثل شیوه پرداخت و مبلغ پرداخت شده تو قسط‌های مختلفه که ممکنه تو پیش فاکتور وجود نداشته باشه. برای اینکه فاکتور و پیش فاکتور خوب و موثر بسازین، می‌تونین از ابزارهای کمکی استفاده کنین.
مثلا پیشنهاد من بهتون استفاده از نرم افزار CRM هست که ویژگی‌های زیادی داره.احتمالا اگه براتون سوال که نرم افزار CRM چیست؛ خب باید از تجربه خودم بگم. من خودم از ابزارهای زیادی برای ساخت فاکتور و پیش فاکتور استفاده کردم؛ ولی این ابزار بهترینه. چون در کنار ساده بودن، فاکتوری حرفه‌ای براتون می‌سازه و خیلی هم وقت‌تون رو نمی‌گیره.
البته ابزارهای حسابداری به صورت اختصاصی برای صدور فاکتور و پیش فاکتور طراحی شدن اما نرم افزاری که کار من رو در کنار مدیریت مشتری‌ها راه میندازه، قطعا همین سی آر ام دیدار خودمونه که خوشبختانه برای کسب و کارهای مختلفی هم مفید بوده.
کلام آخر
از این ها که بگذریم مسئله صدور فاکتور و پیش فاکتور حساسیت‌های خاصی داره که باید قبل از اینکه توی دردسر بیوفتید حتما رعایت کنید. اینکه چه اطلاعاتی در پیش فاکتور ثبت کنید و چه زمانی ارسال کنید مهمترین چیزی که باید بدونید که توی این مقاله راجع بهش صحبت کردیم.
