اداره‌ی یک کسبوکار حتی برای کارآفرینانی که خود را وقف کار کردن هم چالش برانگیزه. برای اینکه بتونید عملکرد کسبوکار خودتون رو تا جای ممکن سودآور و پربازده نگه دارید، باید عوامل زیادی رو مدنظر قرار بدید. از کاهش هزینه‌ها گرفته تا استفاده بهتر از وقت خود برای بهبود جریان کار. اگه دنبال راهی برای ساده‌سازی عملیات‌ها هستید پیشنهاد می‌کنم یه بار به سیستم سازی کسب و کار فکر کنید.
بیایید با مفاهیم ساده و پایه‌ای شروع کنیم: سیستم‌سازی چیه و چرا برای شما و کسب و کارتون مهمه؟
سیستم‌سازی کسب و کار چیه؟
سیستم سازی یعنی فرایند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) برای تضمین ثبات و بهره وری یک سازمان. با این کار شما کارکردهای گوناگون و ضروری کسب و کارتون (که عامل سرپا ماندن اون هستن) رو ثبت می‌کنید. سیستم‌سازی کل بیزینس به سیستماتیک شدن فروش میشه؛ که منبع درآمد ماست.
مزایای سیستم‌سازی کسب و کار
کاهش هزینه‌ها
در فرایند سیستم سازی با محول کردن وظایف مهم و روزانه‌ای که برای اداره‌ی کسب و کار تون لازمه، می‌تونید که به نحو مؤثرتری زمان خودتون رو مدیریت کنید.
افزایش بهره‌وری
سیستم سازی در کسب و کار به این صورته که با کشف و حذف هر فعالیت غیرضروری، کسبوکار خودتون رو به نحو مؤثرتری اداره می‌کنید.
بهبود عملکرد
داشتن رویه‌های استاندارد عملیاتی که به صورت دقیق و روشن طراحی شدن، ثبات و همدلی بین اعضای تیم و در نتیجه عملکرد اونها رو افزایش می‌دید.
وقت آزاد بیشتر
در یک کسبوکار سیستم بندی شده حتی در غیاب مدیر هم کارها روان و بی‌دردسر انجام میشن. شما هم وقت و انرژی خودتون رو برای دنبال کردن کارهای دیگه شرکت (مثل تأمین مالی شرکت یا طرح راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات جاری) آزاد می‌کنید.
بهبود روابط
داشتن رویه‌های دقیق، سوء تفاهم‌ها، زحمت‌های بیهوده و مشاجرات احتمالی در مورد زمان و نحوه انجام کارها رو کاهش میده.
افزایش اوقات فراغت
یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم سازی کسبوکار اینه که حتی وقتی از شرکت دور هستید هم می‌تونید اون رو اداره کنید. به تعطیلات برید، با خانواده وقت بگذرونید یا اینکه برای آینده شرکت برنامه ریزی کنید.
نحوه سیستم سازی کسب و کار برای گسترش آن
عموما در آموزش سیستم سازی کسب و کار اینطور گفته میشه که فرایند سیستم سازی بر بخش‌های مختلف یک سازمان اثرگذاره. احتمالا شما هم بوم کسبوکار مختص خودتون رو داری. اما مسئله اصلی اینه که شما باید همه اقدامات و عملیات سازمانی خودتون رو طبق یک استاندارد بچینید.
گام 1: وظایف تکراری رو فهرست کنید
- مشخص کنید که وظایف هر چند وقت یکبار انجام میشن. روزانه، هفتگی یا ماهانه؟
- تمامی طرف‌های درگیر در این فرایند رو مشخص کنید.
- مدت زمانی که هر یک از این وظایف طول می‌کشه رو معین کنید.
گام 2: وظایف رو سازماندهی و اولویت‌بندی کنید
- گروهی رو که مسئول این وظیفه تعیین‌شده هستن، مشخص کنید.
- میزان اهمیت هر کار رو مشخص کنید.
- این کارها رو بر اساس اهمیت و نقش آنها در تداوم وضعیت مناسب کسب‌وکارتون اولویت بندی کنید.
گام 3: مراحلی رو که طی می‌کنید، ثبت و مستند کنید
- توی سیستم سازی کسبوکار، تا جای ممکن به جزئیات توجه کنید. این کار خیلی مهمه.
- از ابزارهای مناسبی مثل نرم‌افزار CRM یا اتوماسیون کسبوکار استفاده کنید.
- اگه وقت یا ابزار کافی ندارید می‌تونید از افرادی که توانایی ساخت راهنمای آموزشی رو دارند هم کمک بگیرید.
گام 4: پیاده‌سازی مراحل
- مراحل سیستم سازی رو یکبار انجام بدید. ببینید خوشایند هستن یا نه.
- اگه امکان داشت از یکی از همکاراتون بخواهید که کاری رو با استفاده از دستورالعمل‌های راهنمای شما انجام بده.
- تا حد امکان مراحل رو بی عیب طراحی کنید تا از بروز اشتباهات در آینده جلوگیری بشه.
گام 5: پیشرفت و بهبود رو ادامه بدید
- به طور مداوم تغییراتی رو در SOPs خودتون ایجاد کنید تا مراحل کار رو بهبود ببخشید و کارایی و ثمربخشی رو در طول زمان افزایش بدید.
- کارکنان رو برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود فرایندها و مراحل سیستم سازی کسب و کار تشویق کنید.
کلام آخر
سیستم سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمده که به موفقیت کسب و کار منجر میشه. سیستم سازی به سازمان‌ها و اعضای اون یه دید روشن نسبت به نقش خودشون و نحوه انجام رویه‌های استاندارد عملیاتی میده. با وجود SOPs شرکت شما کاراتر و مؤثرتر کار می‌کنه که به شما فرصت میده تا رشد و توسعه‌ی کسب و کار خودتون با قدرت بیشتری رو ادامه بدید.
