یه روز کاری خودتون رو تصور کنید. فرقی نمی‌کنه دانشجو هستید یا شاغل. از صبح بیدار می‌شید چی کار می‌کنید. یه وقتایی برای یه روز کاری از قبل برنامه ریزی می‌کنیم و یه وقتایی هم همینطور از صبح هر کاری که بهمون محول میشه رو انجام میدیم. نتیجه آخر روز چی میشه؟ معمولا خیلی از کارهامون هنوز انجام نشده که باید همون روز تموم میشد. چی کار کنیم که این مشکل پیش نیاد؟ قطعا مدیریت زمان! برای این کار به یه تکنیک درست و اساسی مثل ماتریس آیزنهاور نیاز دارید.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزن هاور که توسط ژنرال دوایت آیزنهاور ابداع شد، یک تکنیک مدیریت زمان برای سازماندهی وظایف و رسیدگی به کارهاست. با تقسیم کارها به این 4 قسمت، می‌تونید تصمیماتی که باید بگیرید رو ساده کنید. هدف‌گذاری هوشمندانه‌ای داشته باشید و هر کاری رو به موقع تموم کنید.

• قسمت اول: فوری و مهم؛ وظایفی که باید بلافاصله روی اونا کار کنی.
• قسمت دوم: فوری نیست اما مهمه؛ وظایفی که باید زمان اونا رو تعیین کنی.
• قسمت سوم: فوری اما مهم نیست؛ وظایفی که باید اونا رو واگذار یا برون سپاری کنی، یا باید با استفاده از تکنولوژی، خودکار انجام بشن.
• قسمت چهارم: فوری نیست و مهم هم نیست؛ وظایفی که باید کم شه یا اونا رو حذف کنید.

تفاوت بین کارهای فوری و مهم در ماتریس آیزن هاور

کارهای فوری به زمان حساس هستن و توجه ما رو می‌طلبن. اونا وظایفی هستن که موظفیم انجام بدیم. اما وظایف مهم مربوط به ماموریت، ارزش‌ها و اهداف بلند مدت ما هستن. اونا ممکنه نتایج فوری به همراه نداشته باشن، همین هم باعث میشه به راحتی نادیده گرفته بشن. گاهی اوقات کارهای مهم هم فوری هستن؛ اما این اتفاق کمتر می‌افته.

چهار ربع ماتریس آیزنهاور

همونطور که گفتیم، آیزن هاور به 4 ربع تقسیم میشه که هرکدوم، یکسری وظایف و تسک‌ها رو شامل میشن. در ادامه این چهار ربع رو بررسی می‌کنیم:

ربع اول آیزن هاور

کارها توی قسمت اول هم فوری و هم مهم هستن. عدم انجام اونها، در آینده منجر به یک‌سری عواقب می‌شه. بنابراین چاره‌ای ندارید جز اینکه فوراً این کارها رو انجام بدید؛ مثل مراقبت از بچه‌ها، نوشتن گزارش جلسه، رسیدگی به نوزاد درحال گریه و …

وظایف ربع اول ویژگی‌ها رو دارن:

• فوری و مهم هستن
• ناتمام گذاشتن اونها عواقبی رو به دنبال داره
• در لحظه باید برای رسیدگی اونها اقدام بشه

ربع دوم ماتریس آیزنهاور

کارهای قسمت دوم مهمن، اما فوری نیستن. وظایف مربوط به اهداف بلند مدت، فرصت‌های رشد و توسعه فردی دقیقاً توی این ربع قرار می‌گیرن. با این حال مسئله اینه که چون چنین وظایفی فوری نیستن، تو اولویت دوم قرار می‌گیرن. مثل مطالعه، ورزش، کار روی یک مهارت خاص.

جالب اینجاست که این قسمت مهم‌ترین قسمته، اما بیشتر از همه نادیده گرفته می‌شه. اغلب این کارها، ویژگی‌های یکسان زیر رو دارن:

• مهمن اما فوری نیستن
• انجام ندادن اونها، در لحظه پیامد خاصی به همراه نداره
• انجام اونها موعد مقرری نداره
• مزایای بلند مدت دارن

ربع سوم آیزن هاور

کارها تو قسمت سوم فوری هستن، اما مهم نیستن. اگرچه این موارد به توجه ما نیاز دارن، اما پرداختن به اونا فایده قابل توجهی نداره. اونا به مهارت یا حضور تو نیاز ندارن، بلکه هر کسی می‌تونه اونا رو انجام بده. مثل پیامک‌ها، تماس‌های تلفنی یا کمک به یک همکار.

ویژگی‌های وظایف تو قسمت سوم به شرح زیره:

• فوری اما مهم نیست
• کار وقت گیر و پر مشغله‌ایه
• به مهارت تو نیازی نداره

ربع چهارم آیزنهاور

وظایف ربع چهارم نه فوریه و نه مهمه. این فعالیت‌ها تو رو از کارهای مهم منحرف می‌کنه و وقتت رو بدون ایجاد ارزش، هدر میده. وقتی مدت زیادی رو تو این قسمت می‌گذرونید، لذت‌های زود گذر رو می‌چشید اما بعداً از تصمیم خودتون پشیمان می‌شید. مثل تماشای طولانی تلویزیون، مرور طولانی شبکه‌های اجتماعی یا خوردن تنقلات.

ویژگی‌های وظایف تو قسمت چهارم به شرح زیره:

• فوری نیست، مهم هم نیست
• باعث اتلاف وقت میشه
• محرک اون تنبلی و اهمال کاریه
• منجر به پشیمانی می‌شه

کلام آخر

ماتریس آیزن هاور یکی از عوامل رشد سریع کسب‌وکاره و یه راه خوبه برای سازماندهی وظایف و کارهاست. با استفاده از ماتریس آیزن هاور، می‌تونید کارهای فوری و مهم رو از تفکیک کنید. این کار کمک می‌کنه که توجهتون رو روی اهداف بلند مدت حفظ کنید و از کارهایی که وقتتون رو هدر میدن، دوری کنید. کافیه مشخص کنین کدوم کارها مهم هستن و کدوم کارها باید فورا انجام بشه. بعد برای انجام اونها برنامه ریزی کنید و به نوبت انجامشون بدیم. همین قدم‌های کوچیک باعث موفقیت های بزرگ شما میشه.