بیشتر افراد از مدیریت پروژه فرار می‌کنن، چون فکر می‌کنن کار خیلی سختیه. حتی وقتی که اسم مدیریت پروژه میاد همه فکرشون سمت پروژه‌های صنعتی و عمرانی بزرگ می‌ره. شایدم فکرشون هم سمت همستر بره. این روزها که دارم این مقاله رو می‌نویسم، بازار سکه‌های همستر داغه. ولی خب کارهای کوچک هم یه پروژه هستن و باید اونها رو مدیریت کنیم. دقیقا مثل همین بازی همستر. حالا برای اینکه درک کنید چطور میشه پروژه ها رو مدیریت کنیم و اصلا مدیریت پروژه چیست، باید از تعریف پروژه شروع کنیم.
پروژه چیست؟
مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف که به صورت موقتی انجام میشه تا یک محصول، فرایند یا خدمت جدید رو با زمان و منابع مالی محدود، تعریف کنه. پروژه چند ویژگی داره:
- زمان شروع و پایان مشخص داره
- پروژه دستاورد جدید و منحصر به فردی به همراه داره
- داشتن هدف واحد توی تیم
- مدت زمان انجام متغیر
- زمان و منابع هر پروژه محدود و از قبل تعیین شده
- پروژه بیشتر تیمیه؛ ولی ممکنه تک نفره هم باشه.
پروژه چی نیست؟
- فعالیتهای روزانه مثل ورزش
- کارهای دائمی، تکراری و مستمر
- کارهایی مثل تولید قطعات ماشین
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هاییه که بهتون کمک می‌کنه در طول پروژه با چالش مواجه بشین. مدیر پروژه باید مهارت، ابزار و دانشی درباره پروژه داشته باشه تا بتونه اون رو مدیریت کنه و به هدف برسه. یک مدیر پروژه باید حداقل 10 مهارت زیر رو داشته باشه:
1. مدیریت زمان
مدیریت زمان برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه.
2. مدیریت هزینه
بودجه بندی مناسب و کنترل هزینه ار قبل تعیین شده برای پروژه.
3. مدیریت محدوده
تعریف و کنترل مرزهای پروژه تا از استاداردهای پروژه عبور نکنیم.
4. مدیریت کیفیت
بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت پروژه با توجه به اهدافی که از قبل تعریف کردیم.
5. مدیریت ریسک
شناسایی، تحلیل و نحوه برخورد با موقعیت‌های ناشناخته.
6. مدیریت ذینفعان
مدیریت افرادی که با پروژه در ارتباط هستند و بررسی و تحلیل تاثیرشون روی پروژه.
7. مدیریت تدارکات
خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه یا خدمات مورد نیاز واسه انجام پروژه از خارج از تیم.
8. مدیریت منابع انسانی
واگذاری درست نقش‌ها و نظارت روی‌شون.
9. مدیریت ارتباطات
مدیریت ارتباطات داخلی و بین سازمان‌ها.
10.مدیریت یکپارچگی
مدیر باید بتونه همه‌ی 9 مهارت بالا رو با هم مدیریت کنه.
زمان استفاده از مدیریت پروژه
وقتی شرکت بخواد که راه کاری ارائه بده و واسه‌ش زمان و منابعی از قبل تعیین کنه از پروژه استفاده می‌کنه. پروژه یک کار تیمیه. نحوه مدیریت پروژه به مقیاس، اهمیت و پیچیدگی کار بستگی داره. ولی اهداف پروژه همه مثل هم هستن:
- خروجی
- نتیجه
- مزایا
- اهداف استراتژیک
تکنیک هدفگذاری اسمارت اینجا می‌تونه به شما به عنوان مدیر پروژه کمک کنه تا هدفگذاری استراتژیک بهتری داشته باشید.
چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کنه؟
هر کسی که پروژه رو مدیریت کنه، حتی اگه تو سمت مدیر پروژه هم نباشه از مدیریت پروژه استفاده می‌کنه.
مدیر پروژه کیست؟
حتما که نباید مدیر پروژه تو اون زمینه متخصص باشه. استاندارد PMBOK می‌گه بهتره این فرد متخصص نباشه تا وارد جزئیات نشه. PMBOK مخفف Project Management Body Of Knowledge و به معنای «دانش مدیریت پروژه» است.
نرم افزار مدیریت پروژه
ابزارهای زیادی برای مدیریت پروژه وجود داره که مدیریت پروژه رو برای‌تون آسون‌تر می‌کنه. از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه میشه به Trello و ClickUp اشاره کرد.
کلام آخر
برای اینکه یه پروژه رو با موفقیت به پایان برسونین، باید مدیریت پروژه رو بلد باشین. برای این کار لازمه اول بدونین پروژه چیه و یه مدیر باید چه ویژگی‌هایی داشته باشه. بقیه راه رو با تمرین و آزمون و خطا پیش ببرید.
