همون‌طوری که حتما می‌دونید، مدیریت و ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم، اشتراک گزارش‌ها و تعامل با همه اعضای تیم، یه روند زمان‌بر و سخت هست. مدیریت پروژه یه بازه زمانی خاص داره. برای همین یه متخصص پروژه باید کارهای زیادی رو مدیریت کنه و از روند همه کارها اطلاع داشته باشه. پس مدیریت پروژه یه کار وقت‌گیره؛ و ممکنه آخرش هم به هدف‌تون نرسید.
خوب به نظرتون برای اینکه این فرآیند پیچیده و سخت، آسون بشه باید چیکار کرد؟ یه راه‌حل خیلی ساده و در دسترس، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه هست. در اصل نرم افزارهای مدیریت پروژه، یکی از عواملی هستن که به روند رشد کسب‌وکارتون سرعت میدن. این نرم افزارها همه روندها رو یه جا جمع می‌کنن. وقتی همه چی تو یه جا متمرکز باشه، دیگه وقت‌تون هم تلف نمیشه.
این وسط یه مسئله مهم پیش میاد، اون هم اینکه یه عالمه نرم افزار کنترل و مدیریت پروژه تو دنیا وجود داره. اما ما چطوری باید بفهمیم که بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای کسب‌وکارمون، کدومه؟
نرم افزارهای زیادی تو این زمینه تولید شدند. برای همین هم انتخاب یه نرم افزار خوب، کار سخت و زمان‌بری هست. تازه اگه یه نرم افزار درست رو هم انتخاب نکنید، باعث افت شدید پیشرفت کارتون میشه. پس انتخاب یه نرم افزار مدیریت پروژه درست خیلی مهم میشه. برای همین تو این مقاله می‌خوایم بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه رو بهتون معرفی کنیم، که عملکردشون تضمین‌شده هست.
نرم افزار مدیریت پروژه چیه؟
نرم افزار مدیریت پروژه (Project management software)، از متداول‌ترین نرم افزارهایی هستن که تو خیلی از صنایع استفاده میشن. هدف این نرم افزارها برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص منابع و زمان‌بندی هست.
با نرم افزارهای کنترل پروژه میتونید بودجه، کیفیت و همه اسنادی که تو طول پروژه ردوبدل میشه رو کنترل کنید. به جز این فرآیند تعامل بین اعضای تیم رو هم ساده میکنه. بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه قابلیت‌های دیگه‌ای مثل مدیریت منابع، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، هماهنگی و گزارش‌های تصویری نتایج رو هم ارائه میدن.
انواع نرم افزارهای رایگان و پولی مدیریت پروژه وجود داره، که هر کدوم به یه شیوه خاص تو مدیریت و کنترل پروژه بهتون کمک میکنه.
بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه
بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه مشکل رو قبل از ایجاد شدن، تشخیص میدن. اونها میتونن قبل از کند شدن پروسه کار، بهتون هشدار بدن. اگه یه موقع هم فرآیند کاری داشت از مسیر اصلی خودش خارج می‌شد، برنامه‌های کنترل و مدیریت پروژه دوباره کار رو به جریان میندازن. بعدش یه سری گزارش هم بهتون میدن. با خوندن این گزارش‌ها میتونید بفهمید که کدوم یکی از اعضای تیم‌تون بیش از حد کار میکنه یا کدومشون وظایف کمتری برای انجام دادن دارن.
حالا بذارید با هم چند تا از نرم افزارهای کنترل پروژه رو بررسی کنیم و با کارکردشون آشنا بشیم.
معرفی نرم افزارهای کنترل پروژه
1. نرم افزار Trello
نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و ارتباط هماهنگ هست، که مبتنی بر وب فعالیت میکنه. این پلتفرم یه ابزار تصویریه که همکاری و هماهنگی تیم رو، تضمین میکنه. پس دیگه نگران نباشید. چه یه تیم ده نفره داشته باشید یا صد نفره، میتونید وظایف رو بین اعضای تیم تقسیم کنید و روی فرآیند اجرای پروژه نظارت کنید.
مزایای Trello
- پولی نیست.
- قابلیت اشتراک فایل داره.
- میشه باهاش لیست کارها و فعالیت‌های انجام شده رو پیگیری کرد.
- کنترل، امنیت و پشتیبانی تو سازمان رو بالا می‌بره.
- فرآیند نصب فوق العاده ساده‌ای داره و با موبایل هم سازگاره.
- قابلیت ادغام با بیشتر از صد تا ابزار کلیدی مثل گوگل درایو و… رو داره.
- یوزر فرندلی هست و محیط تعامل دوستانه‌ای داره.
- کاربری گسترده داره؛ یعنی تو هر بخشی باشید از بازاریابی تا فروش و منابع انسانی، میتونید تورلو رو متناسب با نیازهاتون تنظیم کنید.
معایب Trello
- باید به افراد مختلف دسترسی‌های متفاوتی بدید. این مسئله ممکنه یه خورده طول بکشه.
- این سیستم برای مدیریت پروژه‌های بزرگ طراحی نشده.
2. نرم افزار Taskulu
Taskulu یک نرم افزار مدیریت پروژه و مسئولیت‌های تیمی هست. این نرم افزار قابلیت‌های گسترده‌ای مثل پیگیری و ارزیابی همکاری تیمی، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، ایجاد لیست کاری و پشتیبانی ۲۴ ساعته رو ارائه میده. این پلتفرم به‌صورت SaaS و برای سیستم‌عامل‌های اندروید و IOS هم در دسترس هست.
با Taskulu تو هر جا و تایمی میتونید روی پروژه‌تون کار کنید. فعالیت‌هاتون رو مدیریت میکنه و تو یه کلام، میتونید به همه اطلاعات دسترسی داشته باشید. ایجاد چک‌لیست و زنگ یادآوری برای کارها هم یکی از قابلیت‌های جذاب Taskulu هست.
مزایای Taskulu
- قابلیت همگام‌سازی گسترده (خصوصاً با ابزارهای گوگل)
- تالار گفتگو داره.
- کاربری‌ش آسونه.
- محدودیت تو تعداد پروژه‌ها و اعضاء نداره.
- قابلیت اشتراک فایل داره.
- رایگان هست.
- نسخه ios و اندروید داره.
3. نرم افزار Asana
آسانا ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی هست. این نرم افزار تو یه نسخه‌ی رایگان و محدود ارائه شده؛ اما با خرید اشتراک میتونید از همه قابلیت‌های این پلتفرم استفاده کنید. با استفاده از آسانا میتونید یه سیستم کاری مشخص رو تو فضای ابری ایجاد کنید و اعضای تیم‌تون رو به این فضا دعوت کنید.
حتی میتونید تو این فضا، وظایف‌تون رو به صورت گروهی انجام بدید، نظرات‌تون رو بگید و فایل‌های مختلف رو ارسال کنید. دیگه اینکه این نرم افزار برای هر نوع پروژه‌ای (بزرگ یا کوچک) با هر نوع محدوده زمانی (بلندمدت یا کوتاه‌مدت) مناسب هست. پروژه‌های تکمیل‌شده هم تو آرشیو ذخیره میشن، تا همیشه به اونها دسترسی داشته باشید.
مزایای نرم افزار مدیریت پروژه Asana
- اگه بودجه محدودی دارید، میتونید از نسخه رایگان نرم افزار استفاده کنید.
- قابلیت همگام‌سازی گسترده داره.
- میتونه پروژه‌ها رو بر اساس موعد تحویل‌شون اولویت‌بندی کنه.
- با استفاده از تنظیمات مجوز و حریم خصوصی میتونید، ارسال نظرات رو محدود کرده و قابلیت ویرایش اطلاعات رو هم ببندید.
- در Asana هم میتونید، با اعضای تیم تعامل و همکاری داشته باشید.
معایب Asana
- این نرم افزار ویژگی‌ها و ابزارهای خیلی زیادی داره، که میتونه یه جاهایی تصمیم‌گیری رو سخت کنه و مشکلاتی رو برای هماهنگی به وجود بیاره.
- شروع کار با این سیستم، ممکن هست براتون سخت باشه.
- فقط یه نفر میتونه به‌عنوان مدیر مسئولیت وظایف و امور رو بر عهده بگیره و همه‌چیز رو کنترل کنه.
- محدودیت ذخیره‌سازی فایل‌ها تو قالب‌های خارج از حیطه نرم افزار رو هم داره.
4. نرم افزار Wrike
با کمک Wrike میتونید وظایف و پروژه‌های خودتون رو مشاهده و کنترل کنید. این پلتفرم مدیریت پروژه کمک میکنه تا روی فرآیند اجرای پروژه نظارت کامل داشته باشید، کل سازمان رو به هم متصل کنید و ایده‌های خودتون رو به اشتراک بذارید.
مزایای Wrike
- رابط کاربری آسون بین بقیه نرم افزارهای مدیریت پروژه
- روش‌های مختلف مشاهده داده‌ها
- عدم محدودیت برای تعداد کاربران
- مدل‌سازی فعالیت‌‌ها به صورت جامع
- تنظیمات کامل برای تغییر محیط و شخصی‌سازی
- قابلیت زمان‌بندی، اشتراک فایل، گزارش عملکردی، مدیریت منابع و…
معایب Wrike
- محدودیت نسخه رایگان
- عدم دسترسی آنلاین
5. نرم افزار ClickUp
ClickUp یکی از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه هست. این نرم افزار قابلیت مدیریت کار رو در کنار ویژگی‌هایی مثل ذخیره اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه میده. این پلتفرم قابلیت شخصی‌سازی گسترده‌ای داره و با ویژگی‌های کاملاً سفارشی و اختصاصی به همه تیم‌ها (با هر اندازه‌ای) کمک میکنه. کاربران میتونن پروژه رو برنامه‌ریزی کرده، وظایف رو زمان‌بندی کنند و منابع رو تو یه فضای کاری متمرکز مدیریت کنند.
مزایای ClickUp
- نسخه رایگان داره.
- محدودیتی برای تعداد کاربر نداره.
- ذخیره نامحدود فایل تو نسخه‌های پولی
- قابلیت همگام‌سازی با outlook، ایمیل و…
معایب ClickUp
- بعضی از دسترسی‌های پایه فقط تو نسخه‌های پولی وجود داره.
- تنظیمات سفارشی‌سازی یه خورده وقت‌گیر هستن.
- سیستم‌های گزارش دهی تو نسخه رایگان فعال نیست.
ابزارهای مدیریت پروژه، لازمه ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم و برنامه‌ریزی پروژه هستن. فرقی نمی‌کنه که مدیر تیم بازاریابی باشید یا مدیر فروش، اگه یه تیم دارید و اونها رو برای رسیدن به هدف مدیریت می‌کنید، به نرم افزارهای مدیریت پروژه نیاز دارید. با استفاده از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه که تو این مقاله معرفی کردیم، میتونید تعامل اعضای تیم رو سازمان‌دهی کنید، روند پیشرفت پروژه رو بررسی کنید و گردش کار لازم برای موفقیت رو ایجاد کنید. حالا باید بهترین ابزار مدیریت پروژه رو، متناسب با کارهاتون انتخاب کرده و کار رو شروع کنین.
